Programma voor ethiek en naleving

Onze medewerkers houden zich aan de geldende wet- en regelgeving. Ze gedragen zich conform onze toewijding aan eerlijkheid, onpartijdigheid en integriteit.

De focus van het AbbVie-programma voor ethiek en naleving:

AbbVie verwacht van alle medewerkers dat zij een cultuur van ethisch en wettig gedrag naleven en promoten. AbbVie helpt ze daarbij met een Office of Ethics and Compliance (OEC), dat zich richt op de ontwikkeling en verbetering van ons compliance-programma. Het OEC wordt geleid door de Chief Ethics and Compliance Officer (CECO), die lid is van het senior management. Hij brengt regelmatig verslag uit over compliance-aangelegenheden aan de voorzitter van de raad van bestuur en Chief Executive Officer, aan andere senior directieleden, aan de raad van bestuur en aan het Public Policy Committee van AbbVie. Het OEC-personeel biedt toegewijde ondersteuning aan de directieleden, de werknemers en de activiteiten van AbbVie.

Voor de toepassing van het compliance-programma kan AbbVie een beroep doen op zijn Business Conduct Committee (BCC) en zijn US Pharmaceutical Compliance Committee (PCC). De voorzitter van beide comités is de CECO. De comités bestaan uit hogere kaderleden en zijn directe verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van de raad van bestuur en Chief Executive Officer. Het BCC richt zich op het wereldwijde compliance-programma, terwijl het PCC op compliance met betrekking tot de Verenigde Staten focust. Beide comités komen periodiek bijeen om compliance-vraagstukken op hun domein te bespreken. Het gaat dan onder andere over de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen en toezeggingen, de beoordeling van ons compliance-programma, wijzigingen in de wettelijke en reglementaire omgeving, risico’s en best practices, en verbeteringen aan het programma.

In België en Luxemburg wordt ons Affiliate Compliance Program beheerd door het lokale Affiliate Compliance Committee. Dit comité bestaat uit de Algemeen Directeur en andere topmanagers uit België en Luxemburg. In samenwerking met het OEC-personeel zijn de Affiliate Compliance Committees verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van het compliance-programma. De comités houden toezicht op de naleving van verplichtingen en toezeggingen, geven voorlichting en training, herzien het beleid en de procedures en geven advies aan lokale medewerkers. De comités komen regelmatig bijeen om nieuwe vraagstukken te bespreken en ze werken samen met het OEC-personeel wanneer nieuwe compliance- en bewustmakingsprogramma's worden uitgerold. Compliance professionals oefenen wereldwijd toezicht uit en geven begeleiding aan de Affiliate Compliance Committees.

De Gedragscode (Code of Business Conduct) werd in print en online gepubliceerd. Hij bevat de belangrijkste richtlijnen en vereisten voor ethisch gedrag. Medewerkers van AbbVie lezen onze Code en verbinden er zich jaarlijks toe om deze na te leven. De Code stelt duidelijk dat AbbVie geen illegaal of onethisch gedrag tolereert, in geen enkel onderdeel van het bedrijf. De Code benadrukt hoe belangrijk het is om ethisch en eerlijk gedrag te vertonen, het beleid en de procedures van AbbVie na te leven, correct om te gaan met vertrouwelijke informatie, belangenverstrengeling te vermijden en de boeken en registers van AbbVie accuraat en integer bij te houden. Verder moeten onze medewerkers vragen stellen over – of melding maken van – eventuele problemen m.b.t. compliance-aangelegenheden.

Naast onze Code hebben we beleidsteksten en procedures uitgeschreven die de medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden als leidraad volgen. Ze omvatten relevante regels en voorschriften, waaronder regels over voeding en geneesmiddelen en de wetgeving met betrekking tot gezondheidszorgprogramma's van de overheid. Ze houden ook rekening met de beste praktijken in de sector, met inbegrip van de bepalingen van de Code of Pharmaceutical Marketing Practices van de International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations (IFPMA), de Code on Interactions with Health Care Professionals van de Pharmaceutical Research and Manufacturers of America (PhRMA) en andere toepasselijke sectorcodes. We werken ons beleid regelmatig bij om wijzigingen in de wet en industriecodes op te nemen, met inbegrip van regels met betrekking tot geschenken, maaltijden en vorming die we aan gezondheidszorgprofessionals aanbieden.

AbbVie voldoet ook aan de wettelijke normen, de regels in de sector en de eisen van relevante instellingen met betrekking tot de interactie van onze medewerkers met gezondheidszorgprofessionals en organisaties. Wij voldoen verder aan nationale, regionale en andere eisen met betrekking tot transparantie in onze relaties met personen en entiteiten die betrokken zijn bij het verlenen van gezondheidszorg. Zoals dit is voorgeschreven, registreren wij betalingen en waardeoverdrachten (zoals maaltijden) aan zorgverleners en organisaties en rapporteren wij erover.

Wij hebben een omgeving tot stand gebracht waarin medewerkers vragen kunnen stellen en hun bezorgdheden kunnen uiten. Dit komt onze inzet voor ethisch gedrag ten goede. We hebben systemen en processen opgezet voor medewerkers en anderen die, zonder angst voor vergelding of straffen, vragen willen stellen, feiten of gedragingen willen aankaarten waarover zij zich zorgen maken of melding willen maken van vermoedelijke of daadwerkelijke schendingen van Code, beleid, procedures, wetten of voorschriften. Wij bieden onze medewerkers een aantal hulpmiddelen, zoals onze Ethics and Compliance Helpline. Deze hotline is telefonisch (800-254-0462) en via het web (link naar https://www.mycompliancereport.com/report.asp?fid=11&cid=abb&rpt=1) 24 uur per dag en zeven dagen per week beschikbaar. Medewerkers kunnen ook rechtstreeks contact opnemen met het OEC of met de CECO.

Alle meldingen worden geanalyseerd. Waar nodig worden corrigerende maatregelen genomen, waaronder het beëindigen van overeenkomsten met medewerkers of leveranciers. In overeenstemming met onze interne of wettelijke verplichtingen rapporteren wij informatie over feitelijke of mogelijke schendingen aan het senior management, de raad van bestuur en/of de overheid, naargelang van het geval. Het OEC voorziet ook in persoonlijke interactie met werknemers door deel te nemen aan nationale, regionale en lokale bijeenkomsten. Problemen worden bovendien belicht op onze OEC-intranetsite en via andere communicatiemiddelen voor specifieke doelgroepen.

Opleidings- en vormingsprogramma's voor werknemers en ander personeel informeren deze mensen over de voorschriften van onze Code en over de juridische en ethische gevolgen van hun daden en gedrag. Het AbbVie team voor ethiek en compliance werkt samen met onze lokale commerciële teams over de hele wereld. Het helpt hen bij trainingen en opleidingsprogramma's die de reputatie van AbbVie als maatschappelijk verantwoorde onderneming versterken en tegelijkertijd de relaties met klanten en andere belanghebbenden verbeteren.

Zo nemen werknemers in de Verenigde Staten, Puerto Rico en Latijns-Amerika deel aan ons Legal and Ethics Resource Network-programma. Dit web-based trainingssysteem is gericht op een betere bewustwording van beleid en procedures, evenals van de juridische en ethische implicaties van zakelijke beslissingen. De interactieve Ethics Challenge Games waren een ander succesvol initiatief: lokale werknemers hadden rechtstreeks contact met vertegenwoordigers van het OEC om vragen te stellen en het bedrijfsbeleid te bespreken.

Medewerkers van AbbVie en ander personeel dienen zich aan onze Code te houden om hun baan te behouden bij de onderneming. Iedereen die onze Code of andere beleidsregels en procedures overtreedt, stelt zich bloot aan passende disciplinaire maatregelen. Elke AbbVie-werknemer die nalaat om een schending van het AbbVie-beleid of een AbbVie-procedure te melden waarvan hij of zij op de hoogte is of had moeten zijn, kan ook disciplinaire maatregelen ondergaan. AbbVie tolereert geen represailles tegen iemand die te goeder trouw melding maakt van een schending of potentiële schending van onze Code, ons beleid of onze procedures of wetten en voorschriften. Deze richtlijnen worden ruim gepubliceerd en de naleving ervan wordt gecontroleerd.

Het OEC gebruikt de resultaten van interne onderzoeken, audits en monitoringprogramma's om de effectiviteit van het compliance-programma en de relevante bedrijfspraktijken te beoordelen en mogelijke verbeteringen te identificeren. Daarnaast houden we rekening met de externe omgeving, onder meer overheidsonderzoeken, schikkingen, regels die in de sector gelden en richtlijnen van de overheid, om nieuwe invalshoeken te identificeren voor de verdere verbetering van ons compliance-programma.

De resultaten van onderzoeken, audits en monitoring komen terecht bij de bevoegde OEC-medewerkers en de bedrijfsleiding. Wanneer een mogelijke verbetering wordt geïdentificeerd, werken het OEC en andere AbbVie-afdelingen samen om corrigerende maatregelen te nemen.