Integer werken

Wij verwachten dat alle AbbVie-medewerkers het goede voorbeeld geven en een cultuur van ethisch en correct gedrag bevorderen. Om hen daarbij te helpen heeft AbbVie een Office of Ethics and Compliance (OEC), dat focust op de ontwikkeling en versterking van ons complianceprogramma. Het OEC wordt geleid door onze Chief Ethics and Compliance Officer (CECO), die deel uitmaakt van het seniormanagement en regelmatig over complianceaangelegenheiden rapporteert aan de voorzitter van de raad van bestuur, de Chief Executive Officer, andere seniorleaders en de raad van bestuur en het Public Policy and Sustainability Committee van AbbVie. Het personeel van het OEC levert de leiders, medewerkers en bedrijven van AbbViespecifieke ondersteuning.

Om de implementatie van het complianceprogramma te begeleiden heeft AbbVie een Global Compliance Insights Forum (GCIF), dat op ons Global Compliance-programma focust. Het GCIF wordt voorgezeten door de CECO, omvat seniorleaders en rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van de raad van bestuur en de Chief Executive Officer. Het GCIF vergadert periodiek om complianceaangelegenheden te bespreken, met inbegrip van de naleving van de wettelijke en regelgevende verplichtingen en verbintenissen. Het beoordeelt ons complianceprogramma, wijzigingen in de wettelijke en regelgevende omgeving, risicodomeinen, best practices en verbeteringen van het programma.

Buiten de Verenigde Staten wordt ons Affiliate Compliance-programma beheerd door lokale Affiliate Compliance Committees, samengesteld uit de algemeen directeur en andere topkaderleden van het land. De Affiliate Compliance Committees werken samen met de mensen van het OEC en zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van het complianceprogramma, met inbegrip van de monitoring van de compliance, de sensibilisering voor en opleiding betreffende het programma, de beoordeling van beleidsregels en procedures en de begeleiding van de lokale medewerkers. De comités vergaderen regelmatig om nieuwe kwesties te bespreken en werken samen met het OEC wanneer nieuwe compliance- en bewustmakingsprogramma's worden uitgerold. We beschikken wereldwijd over complianceprofessionals die toezicht houden op de Affiliate Compliance Committees en ze aansturen.

De Ethische Gedragscode, die zowel op papier als online gepubliceerd is, beschrijft de essentiële richtlijnen en vereisten voor ethisch gedrag. De medewerkers van AbbVie lezen onze Code en bevestigen jaarlijks dat ze die zullen naleven. Onze Code stelt duidelijk dat AbbVie geen illegaal of onethisch gedrag tolereert, in geen enkel aspect van onze werking. Ze benadrukt het belang van ethisch en eerlijk gedrag, de naleving van de beleidsregels en procedures van AbbVie, de gepaste behandeling van vertrouwelijke informatie, het vermijden van belangenconflicten en het accuraat en integer bijhouden van de boekhouding en documenten van AbbVie. Ze eist ook van onze medewerkers dat zij vragen stellen over of melding doen van eventuele complianceproblemen.

Naast onze Code hebben we beleidsregels en procedures die de medewerkers sturen bij hun dagelijkse activiteiten. Ze omvatten de relevante wetten en reglementen, met inbegrip van de wetgeving inzake voeding en geneesmiddelen en de wetten met betrekking tot de gezondheidsprogramma's van de overheid. Ze houden bovendien rekening met de best practices van de sector, met inbegrip van de voorschriften van de International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations (IFPMA), de Code of Pharmaceutical Marketing Practices en de Code met betrekking tot interacties met gezondheidsprofessionals van de Pharmaceutical Research and Manufacturers of America’s (PhRMA), naast de andere toepasselijke codes van onze sector. We werken ons beleid regelmatig bij om rekening te houden met wijzigingen in de wetgeving en de sectornormen, ook met betrekking tot geschenken, maaltijden en educatie die wij aan gezondheidsprofessionals verstrekken.

AbbVie houdt zich ook aan de vereisten van de wetgeving, van de sector en relevante instellingen wat betreft de interacties van onze medewerkers met gezondheidsprofessionals en organisaties. Wij leven de nationale, regionale, overheids- en andere vereisten na inzake de transparantie van onze relaties met individuen en entiteiten die bij de gezondheidszorg betrokken zijn. Zoals vereist volgen en rapporteren wij betalingen en voordelen (zoals maaltijden) aan zorgverstrekkers en -organisaties.

Een omgeving waarin de medewerkers vragen kunnen stellen en problemen kunnen aankaarten, bevordert ons engagement inzake ethisch gedrag. We hebben systemen en processen ingevoerd om de medewerkers en anderen in staat te stellen vragen te stellen, problemen aan te kaarten en vermeende of feitelijke schendingen te melden van onze Code, beleidsregels en procedures of van wetten en reglementen, zonder vergelding of represailles te moeten vrezen. Ons Global Helpline Portal is 24 uur per dag en zeven dagen per week beschikbaar. De medewerkers kunnen ook rechtstreeks contact opnemen met het Office of Ethics and Compliance (OEC) of met de Chief Ethics and Compliance Officer (CECO). Volg de link voor informatie over onze privacynota met betrekking tot de Ethics and Compliance Helpline.

Alle klachten worden geanalyseerd en indien nodig worden verbeteringsmaatregelen genomen, tot en met de beëindiging van overeenkomsten met medewerkers en leveranciers. In overeenstemming met onze interne en wettelijke verplichtingen melden wij informatie over feitelijke of potentiële schendingen aan het seniormanagement, de raad van bestuur en de autoriteit(en), zoals van toepassing. Het OEC creëert ook mogelijkheden voor persoonlijke interacties met medewerkers, door deel te nemen aan nationale, regionale en lokale ontmoetingen.

Opleidings- en educatieprogramma's voor de medewerkers en ander relevant personeel vergroten het bewustzijn van de voorschriften van onze Code en van de wettelijke en ethische implicaties van acties en gedrag. Het ethisch en compliancepersoneel van AbbVie werkt overal ter wereld samen met onze lokale commerciële teams, om hen te helpen met opleidingen en educatieve programma's die de compliance verzekeren, de reputatie van AbbVie als verantwoordelijke onderneming versterken en tegelijkertijd de betrekkingen met klanten en andere stakeholders bevorderen.

Zo nemen medewerkers in de Verenigde Staten, Puerto Rico en Latijns-Amerika deel aan ons Legal and Ethics Resource Network-programma, een webgebaseerd opleidingssysteem dat het bewustzijn van de beleidsregels en procedures en van de wettelijke en ethische implicaties van zakelijke beslissingen bevordert. Een andere geslaagde benadering is het gebruik van interactieve spellen over ethische uitdagingen, waarbij lokale medewerkers persoonlijke contacten hebben met vertegenwoordigers van het OEC om vragen te stellen en het beleid van het bedrijf te bespreken.

De medewerkers van AbbVie en ander relevant personeel moeten onze Code naleven. Dat is een voorwaarde om bij ons te blijven werken. Iedereen die onze Code, beleidsregels of procedures schendt, kan een tuchtstraf oplopen. Een medewerker van AbbVie die verzuimt om een schending van een beleidsregel of procedure te melden waarvan hij of zij op de hoogte zou moeten zijn, kan eveneens een tuchtstraf oplopen. AbbVie aanvaardt geen represailles tegen wie te goeder trouw een schending of potentiële schending meldt van onze Code, van beleidsregels of procedures of van een wet of reglementering. Deze richtlijnen worden duidelijk bekendgemaakt en afgedwongen.

Het OEC gebruikt de resultaten van interne onderzoeken, interne audits en interne monitoringprogramma's om de effectiviteit van het complianceprogramma en relevante bedrijfspraktijken te beoordelen en verbeteringsdomeinen te identificeren. Daarnaast houden we rekening met de externe omgeving, met inbegrip van onderzoeken van de overheid, schikkingen, sectorcodes en richtlijnen van de overheid om nieuwe opportuniteiten voor de versterking van het complianceprogramma te identificeren.

De resultaten van onderzoeken, audits en monitoring worden meegedeeld aan het relevante personeel van het OEC en aan de businessleaders. Wanneer een verbeteringsdomein wordt geïdentificeerd, werken het OEC en andere functies van AbbVie samen om verbeteringsmaatregelen te nemen.